Nos comprometemos a llevar a cabo nuestra actividad empresarial con honradez e integridad, y esperamos que todos los empleados mantengan un alto nivel de exigencia. Sin embargo, todas las organizaciones corren el riesgo de que las cosas vayan mal de vez en cuando. Una cultura de apertura y responsabilidad es esencial para evitar que se produzcan estas situaciones o para hacerles frente cuando ocurran.
El objetivo de esta política es garantizar que los empleados confíen en que pueden plantear cuestiones que les preocupen de verdad sin temor a represalias, sabiendo que sus preocupaciones se tomarán en serio y se investigarán adecuadamente.
Asuntos cubiertos por la política de denuncia de irregularidades
Esta política es distinta del procedimiento de quejas y del procedimiento contra el acoso y la intimidación de la empresa. Si un empleado tiene una queja relacionada con sus circunstancias personales en el lugar de trabajo, debe utilizar el procedimiento de quejas o el procedimiento contra el acoso y la intimidación (según proceda). Esta política de denuncia de irregularidades se aplica cuando un empleado tiene dudas sobre irregularidades cometidas en la empresa. Si un empleado no está seguro de cuál es la política aplicable, puede ponerse en contacto con su superior inmediato o con el Departamento de Recursos Humanos.
Es imposible dar una lista exhaustiva de las actividades que constituirían mala praxis, pero a grandes rasgos pueden incluir:
• Actividad delictiva;
• Soborno (para más información, consulte la Política de la empresa contra el soborno);
• raude financiero o mala gestión;
• Cuando se haya puesto, se esté poniendo o se pueda poner en peligro la salud y la seguridad de cualquier persona;
• Cuando se haya dañado, se esté dañando o se pueda dañar el medio ambiente.
• Ocultación deliberada de cualquiera de los asuntos anteriores.
Si un empleado tiene dudas sobre si algún asunto que le concierne entra en el ámbito de esta política, la empresa le anima a plantearlo al Departamento de Recursos Humanos.
Política
Si un empleado tiene alguna duda sobre malas prácticas en el lugar de trabajo, debe plantearla internamente de acuerdo con el procedimiento establecido en esta política.
Si un empleado plantea una preocupación genuina en virtud de esta política, URBN desea asegurarle que tomará todas las medidas razonables para protegerle de cualquier forma de represalia, victimización, acoso o perjuicio. Los empleados gozan de protección legal, que ampara los intereses personales legítimos de los empleados, si plantean sus preocupaciones de la forma adecuada. Siempre que actúen de buena fe, URBN se tomará en serio las preocupaciones de los empleados y no importa si están equivocados.
La protección que ofrece esta política no se extiende a los empleados si plantean maliciosamente una preocupación que saben que es falsa. Si un empleado abusa de esta política formulando denuncias que no sean de buena fe, será objeto de un procedimiento disciplinario.
Notificar un problema
Los empleados deben comunicar sus preocupaciones sobre cualquier forma de mala práctica en primera instancia a su jefe directo. Si, por cualquier motivo, un empleado considera que no puede hablar con su superior inmediato sobre su preocupación o si cree que su preocupación no se ha tratado adecuadamente, debe plantearla al Departamento de Recursos Humanos.
Una vez que un empleado ha comunicado su preocupación a la empresa, ésta la examinará detenida y minuciosamente para determinar qué medidas deben adoptarse, en su caso. Dependiendo del asunto, esto puede significar una investigación interna o una investigación más larga. Se informará al empleado de quién llevará a cabo la investigación y de su posible duración. Se mantendrá informado al empleado de la evolución y el resultado de la investigación en la medida en que resulte apropiado y factible dadas las circunstancias. Sin embargo, la necesidad de confidencialidad puede impedir a la empresa dar al empleado detalles específicos de la investigación o de las medidas adoptadas. La empresa tratará de llevar a cabo la investigación a su debido tiempo. En función de los resultados de la investigación, se podrá recurrir a procedimientos internos o externos para adoptar las medidas oportunas.
Confidencialidad
La empresa hará todo lo posible por mantener la confidencialidad de la identidad del empleado si así lo desea. Sin embargo, puede haber circunstancias en las que, debido a la naturaleza de la investigación o revelación, sea necesario revelar la identidad del empleado. En tal caso, la empresa se esforzará por informar al empleado de que es probable que así sea. La empresa tomará todas las medidas razonables para proteger al empleado de cualquier victimización o perjuicio como resultado de haber hecho una revelación. Para no poner en peligro la investigación sobre la supuesta mala práctica, el empleado deberá mantener la confidencialidad del asunto.
Informes externos y anónimos
El objetivo de esta política es dar a los empleados la seguridad necesaria para plantear sus preocupaciones internamente. Por lo tanto, se espera que no sea necesario presentar informes externos. Sin embargo, en varias circunstancias, incluyendo después de un informe interno que un empleado considera que no ha abordado sus preocupaciones o si un empleado desea plantear sus preocupaciones de forma anónima, puede ser apropiado que un empleado informe de sus preocupaciones a Navex EthicsPoint.
Navex EthicsPoint es una herramienta confidencial de denuncia de empleados gestionada por terceros. Sus datos de contacto son: www.urbn.ethicspoint.com, teléfono: 900-99-0011 y en el prompt marque 844-976-5071.
Todas las denuncias, anónimas o no, serán investigadas. La empresa reconoce que los empleados pueden preferir hacer una denuncia anónima, pero se les anima a que no lo hagan, ya que una investigación adecuada de la denuncia puede resultar imposible si no se puede obtener más información del empleado que denuncia. Dicho esto, la empresa prefiere que un empleado plantee una preocupación al regulador adecuado a que no lo haga. Rara vez, o nunca, será apropiado alertar a los medios de comunicación. Recomendamos encarecidamente a los empleados que busquen asesoramiento antes de comunicar un problema a alguien externo.
APÉNDICE l
Este anexo se ha elaborado para adaptar la política de denuncia de irregularidades a la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informan sobre infracciones normativas y de la lucha contra la corrupción.
Cuestiones cubiertas por la política de denuncia de irregularidades
A pesar de la materia enumerada en la Política de Denuncias en España siempre se podrá denunciar lo siguiente:
Cualquier acto u omisión que constituya una violación del Derecho de la Unión Europea en materia de protección de las personas que denuncian infracciones del Derecho de la Unión, cualquiera que afecte a los intereses financieros de la Unión Europea y si afecta al mercado interior, incluidas las normas de competencia de la UE y las normas sobre el impuesto de sociedades.
Cualquier acto u omisión que entre en el ámbito del código penal o que constituya una infracción administrativa.
El abanico de materias reguladas es amplio e incluye, entre otras, cuestiones medioambientales, laborales, de salud y seguridad, hacienda pública, seguridad social, industria, agua, urbanismo, construcción, telecomunicaciones, sanidad, salud pública, competencia, discapacidad, transporte, minería, agricultura, comercio, comercio exterior, cultura y patrimonio o blanqueo de dinero. La mayoría de estas normativas están sujetas a sanciones graves o muy graves.
Comunicar un problema
Para comunicar cualquier preocupación en España, puede hablar directamente con su Jefe de Línea o con el Departamento de Talento. Si desea comunicar su preocupación a través de Navex Ethicspoint los datos de contratación son: www.urbn.ethicspoint.com, teléfono: 900-99-0011 en el prompt marque 844-976-5071.
En el plazo de siete días desde que se plantee una preocupación, el informador recibirá un acuse de recibo, a menos que ello pudiera poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
El plazo máximo para investigar no podrá exceder de tres meses a partir de la recepción de la comunicación o, si no se ha enviado acuse de recibo al informador, de tres meses a partir de la expiración del plazo de siete días siguientes a la comunicación. Este plazo podrá ampliarse a otros tres meses en casos complejos.
Confidencialidad
Urban Outfitters garantiza la confidencialidad de la identidad del informante, de la persona investigada y de cualquier otra persona o tercero implicado, así como el tratamiento de la información y la investigación realizada cuando se envía una denuncia a través de cualquier canal de denuncia.
Otras consideraciones según la legislación española:
Inclusión de información clara y accesible sobre los canales externos de información con las autoridades competentes y, en su caso, con las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.
• Unión Europea: (https://commission.europa.eu/about-european commission/contact/problems-and-complaints_en).
• Autoridad Independiente de Protección al Informante. (Autoridad Independiente de Protección al Informante ).
• En su caso, la autoridad autonómica competente. En Cataluña, la Oficina Antifrau de Catalunya (https://antifrau.cat/es/18-investigacio/1123-bustia-de-denuncies-anonimes-2.html_
• La Comunidad de Madrid está pendiente de la designación de un canal externo. Tenga en cuenta que, una vez designado debe ser incluido.
Existe la posibilidad de que Urban Outfitters mantenga comunicación con el denunciante si lo considera necesario o, a efectos de la investigación, puede solicitar información adicional al denunciante.
Urban Outfitters se atiene a la exigencia de respetar la presunción de inocencia y el honor del informante, o de cualquier persona implicada en el asunto.
Cuando la denuncia se refiera a un delito, deberá remitirse inmediatamente al Ministerio Fiscal. Si los hechos afectan a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
Urban Outfitters garantiza el respeto de la protección de datos siguiendo las disposiciones del GDPR.